¿Cómo realizar seguimiento y control de manera exitosa en proyectos de infraestructura?

Cualquier cambio en las metas, tiene que ser beneficioso para todas las partes, lo cual se logra con un seguimiento y óptima gestión del plan de riesgos y el aprovechamiento de las oportunidades de mejora.

Por: Carlos Monje, director de sucursal Perú.

Las actividades de seguimiento y control están, generalmente, relacionadas con el sector de la construcción, pues su aplicación siempre ha existido en sus diferentes variantes como lo son la interventoría, supervisión, auditoría, monitoreo o administración de obras o activos de construcción.

No obstante, el concepto mismo, requiere la intervención, intermediación o intersección en algún asunto, e incluso la fiscalización o autorización de ejecutar acciones. Lo que significa la inclusión de un elemento intermedio de un proceso o proyecto entre dos partes, que busca aportar en su ejecución de manera más eficaz posible, a través de la gestión de las dificultades que se pueden presentar en dicho desarrollo.

Esta labor se encuentra enmarcada en la consultoría, la cual es definida como alguien que provee una asesoría profesional o técnica. De esta manera, el ingeniero consultor es entonces alguien que entrega asesoría o servicios profesionales en ingeniería.

Ahora bien, la palabra “ingeniero” se empezó a utilizar en referencia a un grupo de profesionales militares, que con el tiempo se orientó hacia las obras civiles, lo que hizo que con el intercambio de experiencias se legalizara la práctica de la ingeniería con el fin de salvaguardar el bienestar de las comunidades.

Así las cosas, el seguimiento y control no es una disciplina independiente, por el contrario, es una rama de la consultoría que está enmarcada en el contexto de las leyes aplicables, con obligaciones, responsabilidades y derechos.

Armonizar objetivos particulares

La función de armonizar los objetivos particulares de dos partes interesadas, por un lado, el contratante y por otro el contratista, es vital en la ejecución de los proyectos de infraestructura, la cual es entendida solamente como control, pero se debe extender más allá de una auditoría, ya que debe estar relacionado además con los derechos de la comunidad, cliente y usuario final.

No se trata de ser un observador más, sino de involucrase en el trabajo de las obras, conocerlas, y con ojo de experto emitir recomendaciones para su ejecución eficiente. Lo anterior implica:

Asegurar la calidad de las obras, desde los diseños, procesos constructivos, modelos y pruebas finales de las obras terminadas.
Asegurar el cumplimiento de las metas contractuales, alcances, tiempos y costos, mediante el anuncio de las implicaciones de no cumplir totalmente una de estas.
Gestionar una armónica relación e interacción entre contratante y contratista, con el fin de evitar ser un tercero de discordia, sino el medio en donde los intereses de las dos partes se comparten.

Lo anterior implica que estas actividades deben ejecutarse con ecuanimidad, sin alterar la exigencia de las normas técnicas, interpretándolas en beneficio único de la obra. No solamente es una función pasiva financiera, se exige un aporte valioso técnico y de control, convirtiéndose en una de las prácticas más difíciles de la ingeniería.

Generalmente, el consultor que realiza el seguimiento y control no hace parte del proceso licitatorio, lo cual debería cambiar, ya que al poder aportar en esta etapa se pueden advertir defectos antes del inicio de las obras.

¿Cómo ejecutar el control de calidad?

El control de calidad se debe ejecutar de la manera más estricta posible, dando cumplimiento riguroso a un detallado plan de inspecciones y ensayos. Por una parte, se deben verificar que los procedimientos constructivos sean los adecuados para garantizar la estabilidad de las obras y por otra, la ejecución propia de ensayos de materiales y comparación con los ejecutados por el contratista, velando que los mismos supongan las condiciones reales a las que estarán expuestos.

En complemento a lo anterior, se debe realizar control al avance del proyecto, adecuada inversión de recursos (humanos, monetarios, trasportes, maquinaria y equipo), gestión de la seguridad y salud en el trabajo, atención al cuidado del medio ambiente y las comunidades. Los costos de la no calidad suelen ser altos, en cualquier etapa y genera actividades de post venta que pueden terminar convirtiéndose en procesos administrativos desgastantes para las partes.

Cabe mencionar que el control es una labor que debe ser ante todo preventiva. Las sugerencias y recomendaciones que se realicen al contratista deben generarse desde la autoridad y respeto, lo cual se logra desarrollando una supervisión técnica participativa en todo el desarrollo del proyecto, efectuando análisis previos antes iniciar una confrontación, verificando no solo la calidad, sino la disponibilidad y cantidad de materiales y adecuada inversión de recursos, evitando que el contratista presente reclamaciones por falta de oportunidad o desacertada toma de decisiones.

Atención al cumplimiento de las metas contractuales

La orientación de la ejecución de los trabajos es otro aspecto clave en el control del proyecto. La idea es prevenir de manera espontánea, sin interferir ni realizar el trabajo del contratista, sino en actitud de colaboración. En caso que el contratista no cumpla con sus obligaciones contractuales, se debe indicar al cliente estos presuntos incumplimientos de acuerdo a los procesos administrativos establecidos en los contratos tanto del contratista como del seguimiento y control.

Respecto del cumplimiento de las metas contractuales, alcance, tiempo y costo, se debe estar atento a generar alertas tempranas objetivas, con las cuales se pueda estimar de manera oportuna las acciones preventivas o de darse el caso las acciones correctivas.

En este caso, es preciso analizar el alcance de las obras a ejecutar, las cuales deben estar en concordancia con el plazo otorgado y el presupuesto asignado, así como la medición del avance de las obras, de acuerdo con las expectativas del contratante. El control al cronograma de obra y programa de inversiones debe realizarse de manera permanente, anticipándose a posibles atrasos con la verificación de que los recursos estén disponibles en los momentos oportunos.

Por lo anterior, los presupuestos de obra deben revisarse con regularidad teniendo en cuenta los costos iniciales y los precios no previstos que se identifiquen, y el impacto de las obras adicionales. Con actitud enérgica, no se debe permitir continuar el avance de la obra con trabajos mal realizados, para establecer un saludable precedente dentro de una relación de cordialidad y respeto. La función de coordinación toma un papel fundamental, con el fin de realizar las actividades constructivas en un orden lógico de ingeniería, evaluando las circunstancias que alteran las condiciones iniciales.

En cuanto al papel de integrar armónicamente la relación e interacción entre contratante y contratista, el consultor que realiza el seguimiento y control no es independiente, por lo cual reconoce que las partes representan sistemas con procedimientos y procesos, con intereses propios entre los cuales se incluyen el efectivo y eficaz desarrollo de la obra a través de la unión y concordia, que evite que se alejen del interés común.

Además de los requerimientos al contratista, también se debe asesorar al contratante sobre las mejores decisiones ante las circunstancias propias del proyecto, incluso sobre las limitaciones que presentarán las obras en el futuro, independientemente del cumplimiento de las obligaciones contractuales, esto es advertir sobre los mantenimientos posteriores y exclusiones de las garantías.